Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

2. Qué datos recogemos

Recogemos únicamente los datos necesarios para cotizar, reservar y acompañar tu viaje. Según el servicio, pueden ser:

• Identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento (cédula, pasaporte), nacionalidad, fecha de nacimiento, firma.
• Contacto: correo electrónico, número de WhatsApp o teléfono, ciudad de residencia.
• Del viaje: destino, fechas, ciudad de salida, número de viajeros, tipo de acomodación, preferencias y requerimientos especiales.
• De pago: comprobantes de transferencia y registro de los pagos recibidos. No almacenamos números completos de tarjetas: los pagos con tarjeta se procesan en las plataformas de pago (Wompi, Bold) bajo sus propias políticas.
• Datos sensibles: solo cuando el viaje lo exige y con tu autorización expresa, por ejemplo información de salud necesaria para un seguro de asistencia, una condición médica que deba conocer el hotel o la aerolínea, o restricciones alimentarias. No estás obligado a entregarlos; si no lo haces, es posible que no podamos contratar ese servicio específico.
• Datos de menores de edad: ver la sección 8.

3. Para qué los usamos

• Preparar y enviarte cotizaciones y responder tus consultas.
• Gestionar pre-reservas, reservas, confirmaciones, pagos y facturación.
• Contratar en tu nombre los servicios del viaje: vuelos, alojamiento, traslados, tours, seguros de asistencia y trámites de visa cuando aplique.
• Acompañarte antes, durante y después del viaje (recordatorios, cambios, emergencias).
• Atender peticiones, quejas y reclamos.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de turismo (por ejemplo, las del Registro Nacional de Turismo).
• Enviarte información comercial sobre destinos y promociones, solo si nos lo autorizas. Puedes retirar esa autorización en cualquier momento escribiendo a reservas@therealescape.online.

4. Con quién los compartimos

Para que tu viaje ocurra, tenemos que transmitir tus datos a los proveedores que prestan cada servicio. Solo compartimos lo estrictamente necesario con:

• Aerolíneas, hoteles, operadores de traslados y tours, parques y navieras.
• Aseguradoras y empresas de asistencia en viaje (por ejemplo, Universal Assistance).
• Mayoristas y consolidadores de turismo a través de los cuales reservamos.
• Plataformas de pago (Wompi, Bold, entidades bancarias) para procesar tus pagos.
• Proveedores tecnológicos que nos prestan servicios de correo, almacenamiento y firma digital, bajo acuerdos de confidencialidad.
• Autoridades que lo exijan por ley (migratorias, tributarias, judiciales).

Muchos de estos proveedores están fuera de Colombia (en el país de destino o en el país de la aerolínea o aseguradora). Al contratar un viaje internacional autorizas esa transferencia internacional, que es necesaria para ejecutar el contrato. No vendemos ni alquilamos tus datos.

5. Cuánto tiempo los conservamos

• Cotizaciones que no se convierten en reserva: hasta doce (12) meses desde el último contacto, para poder retomarlas si decides viajar.
• Reservas y documentos del viaje: durante la relación comercial y, después, el tiempo que exigen las normas contables y tributarias colombianas (en general, cinco (5) años contados desde el cierre del año en que se prestó el servicio), o el necesario para atender reclamaciones.
• Autorizaciones y pruebas de consentimiento: mientras dure el tratamiento y el plazo necesario para demostrar su cumplimiento.

Cumplido el plazo, los datos se eliminan o se anonimizan de forma segura.

6. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer qué datos tuyos tratamos y cómo los hemos usado.
• Actualizar y rectificar los datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Suprimir tus datos o revocar la autorización, salvo que tengamos un deber legal o contractual de conservarlos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Acceder de forma gratuita a tus datos, al menos una vez al mes.

7. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a reservas@therealescape.online o por WhatsApp al +57 314 721 7006 indicando tu nombre completo, número de documento, qué derecho quieres ejercer y, si aplica, el número o fecha de tu reserva. Puede que te pidamos una copia de tu documento para confirmar tu identidad.

Estos plazos son los que fija la Ley 1581 de 2012 (artículos 14 y 15). Puedes acudir a la SIC solo después de haber agotado la consulta o el reclamo ante nosotros.

8. Datos de niños, niñas y adolescentes

Cuando en un viaje participan menores de edad, tratamos sus datos (nombre, documento, fecha de nacimiento y, si aplica, información de salud o permisos de salida del país) únicamente para reservar y prestar los servicios del viaje, y siempre respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

La autorización la otorgan sus padres o representantes legales, que son quienes nos entregan los datos. No usamos datos de menores para fines comerciales ni publicitarios, y los compartimos con proveedores solo en la medida indispensable para el viaje (por ejemplo, la aerolínea y el hotel necesitan su nombre y edad).

9. Cómo protegemos tus datos

Guardamos la información en sistemas con acceso restringido mediante usuario y contraseña, con cifrado en tránsito y copias de seguridad. Solo el titular de la agencia y las personas autorizadas acceden a los datos, y únicamente para las finalidades descritas. Los documentos físicos, si los hay, se guardan bajo llave y se destruyen cuando dejan de ser necesarios.

10. Autorización

Al enviarnos tus datos por el formulario de la web, por WhatsApp, por correo o al firmar una pre-reserva, autorizas su tratamiento conforme a esta política. Guardamos evidencia de esa autorización (fecha, canal y, cuando aplica, tu firma digital).

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 9 de septiembre de 2026. Si la modificamos, publicaremos la nueva versión en esta misma dirección y, si el cambio es sustancial, te lo comunicaremos por los canales de contacto que nos hayas dado. Para asuntos no previstos aquí aplican la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los complementen o modifiquen.

Documentos relacionados: Términos y condiciones y Código de conducta.